À compter du 1er Janvier 2018, toute personne assujettie à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse, doit utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

 

Qui est concerné par la mesure ? Quels logiciels et quelles données ?

 

L’obligation vise tous les assujettis à la TVA qui enregistrent eux-mêmes les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse, y compris en cas d’enregistrement par eux-mêmes sur un logiciel ou système accessible en ligne. Sont également concernés, les logiciels de comptabilité ou de gestion dits « libres » ou développés en interne.

Les données visées sont celles concourant directement ou indirectement à la réalisation d’une transaction (y compris pour les transactions de type « école » ou « test »), qui participent à la formation des résultats comptables et fiscaux ou qui sont liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie.

 

Quelles sont les conditions à respecter par les logiciels ?

 

Les logiciels de comptabilité ou de gestion ou les systèmes de caisse doivent respecter les conditions de sécurisation suivantes :

  • inaltérabilité (rendre inaltérables les données d’origine relatives aux règlements) ;
  • sécurisation (sécuriser les données d’origine et de modification et celles permettant la production des pièces justificatives émises) ;
  • conservation (conserver toutes les données enregistrées ligne par ligne, ainsi que pour les systèmes de caisse, les données cumulatives et récapitulatives calculées par le système) ;
  • archivage (archiver les données enregistrées selon une périodicité choisie).

 

Quelles sont les justifications à produire et les sanctions encourues ?

 

Les contribuables doivent justifier des conditions ci-dessus :

  • soit par un certificat délivré par un organisme accrédité,
  • soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel ou du système de caisse concerné, selon un modèle fixé par l’administration.

 

Cette justification peut intervenir :

  • à l’occasion d’une vérification de comptabilité ;
  • lors d’un contrôle inopiné, les agents de l’administration fiscale pouvant intervenir dans les locaux professionnels des contribuables, selon une procédure et des horaires encadrés.

 

Les manquements donnent lieu à une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse, éventuellement reconduite à défaut de régularisation dans le délai de 60 jours. Afin de bien maîtriser ces nouvelles obligations, n’hésitez pas à contacter votre comptable Audit Cefat à Pau et à Orthez pour un diagnostic personnalisé.